❗❗Внимание! Данная инструкция устарела.❗❗ Актуальная инструкция находится по ссылке 👉 Мобс Бот
Привет! Я МОбс, телеграм-бот для учета финансов в Google Docs. Устраивайся поудобнее, сейчас я тебе все расскажу.
Оглавление
4. Совместное ведение бюджета в общей группе.
6. Удаление и изменение транзакций через бота.
7. Учет долгов и возвратов, отрицательные транзакции
8. Учёт комиссий.
9. Напоминалки про оплаты и занесения операций.
10. Автоплатежи.
11. Лимиты расходов на месяц и на день.
12. Сводные таблицы.
13. Учёт валют.
14. Готовые решения.
15. Платные услуги.
16. Частые вопросы и ответы на них.
17. Поддержка.
Начало работы - настройка таблицы:
Важно!
Для корректной работы бота в строках таблицы со списком синонимов ваших счетов в конце точку НЕ ставить!
Основные операции бота
Все команды бота
/start - создать таблицу или привязать текущую
/tables - показать привязанную таблицу, дать ссылку на неё
/sync - синхронизация бота с таблицей
/commands - показывает справку по боту и примеры использования
/balance - показывает баланс по данным таблицы, т.е. сумму по операциям за текущий месяц. Также команда "баланс" отображает итоги по доходам, расходам и дельте, где доход - сумма доходов за месяц, расход - сумма расходов за месяц, а дельта - их разница, т.е. из доходов вычесть расходы. При команде "баланс все" отображаются данные по остаткам на основных счетах. Данные по командам "баланс" и "баланс все" будут отличаться, т.к. “баланс” - это учет операций за текущий месяц, без остатков, а “баланс все” учитывает операции за весь период, в том числе и остатки. Также можно вывести остаток по конкретному счету командой "баланс _название счета_". Также есть команда "сводка", которая покажет разбивку по категориям доходов и расходов за текущий месяц.
/changecurrency - поменять основную валюту таблицы. Если нужно менять валюту для каждого счета - необходимо воспользоваться настройками таблицы, лист "СЧЕТА"
/limits - функция для установления лимита расходов на категорию\день.
/remind - функция для напоминания о том, что нужно что-то сделать.
/autosubs - функция автоматического проведения транзакций по расписанию (подписки).
/myaccounts - показывает все активные счета, которые заведены в таблице и ключевые слова к ним прям из бота
/mycategories - показывает все активные категории, которые заведены в таблице и ключевые слова к ним прям из бота
/tarifs - посмотреть тарифы на подписку.
/difftarifs - посмотреть различия тарифов на подписку.
/help - справка по основным командам.
/support - поддержка и помощь по вопросам, связанных с работой бота.
/deltable - удалить привязку таблицы для аккаунта. Таблица будет отвязана от адреса электронной почты. Данные сохранятся, но заполнение таблицы с помощью бота станет невозможным. Для дальнейшего использования бота потребуется создать новую таблицу.
Текстовые команды бота
— Баланс, баланс все, баланс _название счета_ — позволяет смотреть баланс по своим счетам
— Сводка — показывает баланс в разрезе категорий
— Перевод — дает возможно переводить денежку с одного счета на другой. Например: "перевод 10000 сбер альфа копилка"
— Удали — позволяет удалять операцию, если она была внесена ошибочно
— Возврат — позволяет записывать транзакцию со знаком минус (!)
— Таблица — пришлю ссылку на текущую таблицу :)
Совместное ведение бюджета в общей группе
Перевод между счетами
Важно!
Для корректной работы команды "перевод" в строках таблицы с синонимами счетов в конце точку НЕ ставить!
Перевод. Функция переводов денежных средств между своими счетами\вкладами\копилками и т.д
Схема команды: перевод _сумма_ _счет отправления_ _счет назначения_ _комментарий_
Например: перевод 10000 тиньков нал
Бот произведет запись вида: Записал в переводы -> Тиньков-Наличные. Сумма: 10000р с Тиньков. Примечание: перевод тиньков нал
перевод 10000 сбер на вклад
Бот произведет запись вида: Записал в переводы -> Карта-Вклад. Сумма: 10000р с Карта. Примечание: перевод сбер на вклад
Переводы будут отображены в разделе “Расходы”
Переводы с учетом валют (функция пока недоступна)
Если счета отправления\назначения имеют различные валюты, команда перевода будет несколько отличаться.
перевод _сумма отправления_—_сумма получения_ _счет отправления_ _счет назначения_ _комментарий_
В отличие от обычного перевода здесь указываются 2 суммы. Это сделано для того, чтобы учитывать курс валют, которые часто меняется. Также обратите внимание на знак тире (-) между суммами отправления и получения. Он обязателен. При переводах математическое действие в виде вычитания - не работает.
Пример
Ситуация: Снял деньги в наличные 100 т.р. и в обменнике поменял их на $. Допустим, получилось в итоге 1300$
Команда: перевод 100000-1300 нал баксы
Удаление и изменение транзакций через бота
Удаление транзакций через бота
Что если мы провели транзакцию, но нам нужно её удалить?
Команда: "удали" или /del в чат с ботом\группой
По умолчанию удаляет последнюю транзакцию.
Чтобы удалить любую транзакцию (не последнюю) необходимо выделить её для ответа (ответить - reply) и написать команду "удали" или /del
Изменение транзакций через бота
Для изменения транзакции необходимо выделить её для ответа (ответить - reply) и сделать новую запись. Бот ответит, что заменил запись.
Важно!
Новую запись необходимо делать полностью!Если запись была в расходах, а мы делаем новую, которая отнесется к доходам - бот удалить старую запись из расходов и поставит её в доходы!
Ошибки
Если бот не может найти транзакцию - выдается следующее сообщение. В таком случае необходимо исправить запись в таблице в ручную.
Изменение и удаление в таблице
Если необходимо изменить или удалить данные в таблице - командой /table вызываем таблицу, ищем строку с транзакцией и изменяем\удаляем её.
Функция ВОЗВРАТОВ или как записать транзакцию со знаком минус. Учет долгов и возвратов.
Возврат. Функция для добавления отрицательных транзакций (добавляет сумму со знаком "-"). Применяется в учете долгов или возвратов.
Команда выглядит так: возврат _сумма_ _категория_ _счет_(если нужно) _примечание_
*при этом нужно указывать существующие категории и счета, которые есть в настройках. Возвраты работают как для расходов, так и для доходов
Пример:
возврат 1000 долг сбер михаил
возврат 3500 фриланс аванс клиенту
Примеры использования
Ситуация 1. У нас есть в расходах категория "ДОЛГ", где мы хотим вести учет всех долгов, которые мы дали. У нас есть 2 должника - Виталий и Михаил.
Даем в долг Виталию в размере 10000 со своей сбер карточки (переведу на сбер, да)
10000 долг сбер виталий
Даем в долг Михаилу 5000 налом (основной счет) до зарплаты
5000 долг михаил
Итого мы имеем в расходах по категории долг -15000р. Мы эти деньги отдали, у нас их нет.
Пришла зп у Михаила и он нам возвращает долг. Также налом.
возврат 5000 долг михаил
Бот запишет эту сумму как отрицательную (все, что расход - это деньги ушли от нас, это наш минус), но т.к. у нас расходы сами по себе отрицательные (а минус на минус - это плюс), то возврат закроет долг полностью
Итого по Михаилу
-5000р (дали) -(-5000р) (пришел возврат) = 0. Долга теперь нет.
Виталий решил растянуть и делать несколько транзакций
возврат 5000 долг сбер виталий - +5000р учли, а остаток -5000р.
возврат 2000 долг сбер виталий - +2000р учли, остаток долга -3000р.
возврат 3000 долг сбер виталий - +3000р пришло, остаток долга - 0р.
Итого долги учтены, деньги возвращены
Ситуация 2.
Вы сдаете в аренду спорт инвентарь. Сдали на 5 дней по 1000р. Итого вам оплатили 5000р.
Записываем это в доходы (допустим категория аренда у нас существует в доходах).
5000 аренда спортинвентарь
Но, после 3х дней арендатор вернул все, т.к. заболел и не может им воспользоваться. Нам нужно провести возврат 2000р.
Проводим: возврат 2000 аренда спортинвентарь
Итого бот запишет 2000р с минусом. 5000-2000 = 3000 будет как итог в таблице.
Главное запомнить одно, слово "возврат" является системным. И оно всегда делает отрицательную запись. Теперь этой функцией сможешь воспользоваться и ты, хозяин.
Учёт комиссий
Комиссии. Бот может автоматически или по запросу начислять комиссию на операцию в зависимости от настроек таблицы. При этом запись будет вида:
Записал в Расходы -> комиссия. Сумма: 100р с Карта.
Если принудительно, то активируются командами:
ком - может быть применена как часть операции, либо отдельно. Например: 1000 еда сбер ком
ком 100 - спишется 100 руб с предыдущего счета (с которого совершено последнее действие)
ком 100 сбер - спишется 100 руб со счета сберком 1% - спишется 1% с предыдущего счета
Если автоматически, то в таблице на вкладке “Счета” нужно вписать стоимость комиссии в % и обязательность ее снятия (1 - да, 0 - нет). Комиссия всегда будет автоматически списываться при расходе с указанного счета.
Кстати, если установить % комиссии и не ставить автоматическое списание (т.е., напротив счета - 0), то в запросе просто нужно указать слово “ком” - МОбс принудительно спишет %, указанный в таблице.
Фразы “ком” и “комиссия” равнозначны.
Все комиссии отобразятся в разделе “Расходы”
Учет списаний с разных счетов
Для каждого счета в графах “Автосписание комиссии с расходов” и “Автосписание комиссии с доходов” можно выставить принудительное списание комиссии (1 - принудительно, 0 - нет). Если стоит 1, сумма комиссии всегда будет списываться. Если 0, то комиссия будет списана только по команде со словом “ком” или “комиссия” (еда 100 яд ком) на величину, которая указана в таблице.
Если “ком” не указать, списание комиссии не произойдет. Можно принудительно списать ее командой “ком” в следующем ответе.
Например:
Счет “ВМР”, указана комиссия 2%, не принудительно (0 в графе “Автосписание комиссии”).
Счет “Карта”, указана комиссия с доходов 1%, принудительно (1 в графе “Автосписание комиссии с доходов”).
еда 200 вмр ком
Будет произведена запись вида: Записал в Расходы -> Продукты. Сумма: 200р с ВМР. Примечание: еда ком. Комиссия: 4р
еда 200 вмр
Будет произведена запись вида: Записал в Расходы -> Продукты. Сумма: 200р с ВМР. Примечание: еда
ком
Будет произведена запись вида: Записал в Расходы -> комиссия. Сумма: 4р с ВМР
зп 5000 сбер
Будет произведена запись вида: Записал в Доходы -> Зарплата. Сумма: 5000р на Карта. Примечание: зп
Комиссия: 50р
Напоминания в МОбсе
Меню напоминаний - команда /remind. Здесь можно как создать новое напоминание, так и скорректировать или удалить текущие. Также в этом меню есть кнопка для отмены действия. Функционал доступен по подписке.
Для создания нового напоминания - Создать новую. Далее выбрать периодичность -
раз в месяц,
раз в квартал
раз в год
каждый день
конкретный день, единоразово (бот напомнит и сам удалит напоминалку)
Далее поочередно указать дату, время и название напоминания. Любое действие можно отменить соответствующей кнопкой. Напоминание готово!
Для корректировки или удаления напоминания - команда /remind - Скорректировать или удалить текущие.
Появится список активных напоминалок.
Выбрать нужное и указать, что с ним сделать - скорректировать или удалить. Корректировка проводится аналогично созданию нового напоминания - периодичность, дата, время, название. Удалить - напоминание будет удалено.
Автоплатежи в МОбсе
Автоплатежи - функционал автоматического проведения транзакции по расписанию. Помогает, когда есть какая то подписка на сервис, которая автоматом списывает деньги, чтоб в ручную это каждый раз не писать, можно настроить автоплатеж. Функционал доступен только по подписке.
Команда:
/autosubs
Здесь можно, добавить новую подписку, либо скорректировать текущие. Функционал аналогичен "напоминалкам".
Добавляем новую, используя подсказки бота. В итоге он выдаст, что операция выполнена успешно, подписка создана.
В назначенное время, бот самостоятельно проведет операцию и запишет транзакцию в таблицу.
Лимиты расходов на месяц и на день в МОбсе
Для установки лимита на расход - команда /limits. Далее выбрать вид лимита - по категориям или на день. Также здесь можно отменить действие. Функционал доступен по подписке
Включение лимитов по категориям
Выбрать соответствующую кнопку, после чего в таблице во вкладке “Категории” появится столбец, в котором нужно заполнить значения лимитов по нужным категориям.
Например, на продукты лимит 10 000 р. и т.д. Когда лимиты установлены, синхронизируем таблицу командой /sync
Теперь при записи расходов по категориям с установленным лимитом в ответном сообщении появится строка о состоянии лимита, а также бот оповестит о том, когда установленная сумма будет превышена.
Для отключения функции - команда /limits, затем выбрать, что нужно выключить (Выключить лимиты по категориям)
Включение лимита на день
Команда /limits, далее “Включить лимит трат на день”.
Далее нужно написать сумму лимита на день. Готово, лимит установлен.
В случае удаления расходов из таблицы ее необходимо синхронизировать командой /sync - для пересчета лимита.
При записи любых расходов в сообщении бота будет указан остаток по лимиту на день, а также оповещение в случае его превышения.
Отключение функции аналогично - команда /limits - Выключить лимит трат на день.
Сводные таблицы в МОбсе
Видео о том, как пользоваться сводкой
Видео об ошибках и их исправлении
Вопрос: Таблица выдает ошибку в ячейках, не показывает категории, что делать?
Ответ: На уровне А20 - добавьте строк правой кнопкой мыши. Таблице просто не хватает строк, у вас, видимо, много категорий. Не забудьте протянуть формулы, чтоб для новых строк они тоже работали.